Cómo Preparar una Exportación Paso a Paso: Procedimientos Básicos

¿Cómo preparar una exportación? Exportar mercancías puede abrir grandes oportunidades para una empresa, permitiéndole acceder a nuevos mercados, diversificar sus ingresos y aumentar su competitividad. Sin embargo, para que una operación de exportación sea exitosa, es imprescindible planificar cuidadosamente cada paso del proceso logístico, aduanero y documental.

Un error en el embalaje, en la elección del Incoterm o en la documentación puede generar retrasos, costes adicionales e incluso la devolución de la carga. Por eso, conocer los procedimientos básicos de una exportación es fundamental para cualquier empresa que desee operar en el comercio internacional de forma eficiente y segura.

A continuación, repasamos los pasos clave para preparar correctamente una exportación desde el punto de vista logístico y documental.

Confirmación del pedido y análisis del destino

El proceso de exportación comienza con la aceptación del pedido por parte del cliente extranjero. En este punto, es importante asegurarse de conocer a fondo las condiciones del mercado de destino, incluyendo:

• Requisitos aduaneros y restricciones específicas.
• Necesidad de certificados sanitarios, fitosanitarios, técnicos o de origen.
• Requisitos de embalaje, etiquetado e idioma.
• Medios de transporte disponibles y tiempos estimados.

También es recomendable realizar un análisis de riesgo del comprador, y definir con claridad los términos comerciales mediante contrato de compraventa internacional.

Elección del Incoterm adecuado

Los Incoterms (International Commercial Terms) son cláusulas que definen las responsabilidades del comprador y del vendedor respecto al transporte, seguros, documentación y despacho aduanero.

Elegir correctamente el Incoterm es fundamental para determinar:

• Quién asume los costes y riesgos en cada etapa del envío.
• Hasta qué punto el exportador se responsabiliza del transporte.
• Qué documentación es necesaria en cada caso.

Por ejemplo:

• EXW: El vendedor entrega en sus instalaciones, y el comprador asume el resto.
• FOB: El vendedor se encarga hasta que la mercancía esté a bordo del buque.
• DAP: El vendedor asume todos los costes hasta el destino acordado, excepto el despacho de importación.

Preparación de la documentación comercial y aduanera

Una exportación requiere una serie de documentos obligatorios que deben ser exactos y coherentes para evitar problemas en aduana. Los principales son:

• Factura comercial: Documento base con datos del exportador, comprador, mercancía, precio, Incoterm y condiciones de pago.
• Lista de empaque (Packing List): Detalla el contenido de cada bulto (peso, volumen, medidas).
• Documento de transporte (ej.: conocimiento de embarque B/L, carta de porte CMR, guía aérea AWB).
• Certificado de origen, si lo requiere el país de destino.
• Documentos específicos: certificados sanitarios, licencias de exportación, etc.

Además, se debe realizar la declaración aduanera de exportación a través del sistema electrónico correspondiente (en España, a través del sistema DUA – Documento Único Administrativo).

Embalaje, etiquetado y manipulación de la mercancía

Una parte fundamental del proceso exportador es garantizar que la mercancía esté correctamente embalada y etiquetada según las condiciones del transporte y los requisitos del país de destino.

• Utilizar embalajes resistentes y adecuados al tipo de producto (madera tratada, film plástico, cajas reforzadas, etc.).
• Incluir información clara en las etiquetas: contenido, país de origen, instrucciones de manejo y advertencias si corresponde.
• Asegurar la mercancía para evitar daños, especialmente si se trata de transporte marítimo o aéreo.

En muchos casos, la manipulación debe realizarse por operadores logísticos especializados para cumplir con estándares internacionales.

Coordinación del transporte internacional

Con la mercancía lista y documentada, se procede a la organización del transporte internacional. Esto implica:

• Seleccionar el modo de transporte más adecuado (marítimo, aéreo, terrestre o multimodal).
• Reservar espacio con la naviera, aerolínea o empresa de transporte.
• Coordinar el despacho aduanero de exportación en el país de origen.
• Entregar la mercancía en el lugar acordado según el Incoterm pactado.

En este punto, contar con el apoyo de un freight forwarder o transitario puede facilitar la gestión y garantizar el cumplimiento de los plazos.

Seguimiento de la exportación y cierre del proceso

Una vez que la mercancía ha salido del país, es importante realizar el seguimiento del envío hasta su llegada al destino final. Esto permite anticipar posibles incidencias y mantener informado al cliente.

Además, es necesario archivar correctamente toda la documentación, tanto para fines fiscales como para posibles auditorías. En muchos casos, el exportador debe tramitar la devolución del IVA correspondiente y asegurar que se ha completado todo el circuito documental de manera satisfactoria.

En resumen:

Exportar con éxito requiere mucho más que enviar una mercancía fuera del país. Implica comprender los aspectos legales, logísticos y documentales de cada operación para evitar errores costosos y asegurar que el producto llegue correctamente y a tiempo a su destino.

Al seguir un proceso estructurado paso a paso, las empresas pueden minimizar riesgos, cumplir con las exigencias internacionales y ganar competitividad en el mercado global. Preparar una exportación con rigor es el primer paso para construir una estrategia internacional sólida y sostenible.